Начинающий ИП часто хочет быстро нанять сотрудника и сразу приступить к работе. Но если пропустить подготовительные шаги, вы рискуете получить штрафы и проблемы с отчетностью. Вот что нужно сделать до первого рабочего дня.
СНИЛС — это страховой номер индивидуального лицевого счета. Без него невозможно платить страховые взносы, сдавать персонифицированные сведения в СФР и оформлять пособия. Если у кандидата нет СНИЛС, он должен получить его самостоятельно в МФЦ или через вас. Лучше попросить кандидата принести СНИЛС заранее, чтобы не затягивать оформление.
Как оформить работника ИП без ошибок? Начните с проверки документов. Запросите паспорт, ИНН, СНИЛС, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), военный билет для военнообязанных. Отдельно проверьте документы об образовании, если профессия требует квалификации: диплом, сертификат, лицензию, медицинскую книжку. Сверьте данные с анкетой.
Работодатель обязан вести воинский учет. При приеме на работу гражданина из числа военнообязанных или призывников направьте письменное уведомление в военный комиссариат по месту регистрации. Это нужно сделать в установленный законодательством срок. Также запросите военный билет или удостоверение призывника для внесения данных в личную карточку.
Прием на работу первого сотрудника начинается с составления кадровых бумаг. Без них вы не сможете начислять зарплату и отчитываться в ведомствах.
Заключите трудовой договор в двух экземплярах: один — сотруднику, другой — себе. Договор должен содержать: место работы, трудовую функцию, дату начала работы, режим рабочего времени, условия оплаты, условия труда и положение об обязательном социальном страховании. Подпишите договор до фактического допуска к работе.
На основании трудового договора издайте приказ о приеме. Можно использовать форму Т-1 или утвердить собственный бланк. В приказе укажите ФИО сотрудника, должность, тарифную ставку, дату приема. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.
Если сотрудник ведет бумажную трудовую книжку, внесите запись о приеме. Если он отказался от бумажной книжки, подайте сведения о приеме в СФР и выдайте работнику выписку по форме СТД-Р. СТД-Р оформляется в электронном виде, подпись и дата обязательны.
Заведите личную карточку на каждого работника (по форме Т-2 или своей). В карточке указываются паспортные данные, ИНН, СНИЛС, сведения о воинском учете, образовании, семейном положении. Карточка пригодится при оформлении отпусков, больничных и кадровых перестановок.
После подписания трудового договора наступает срок для уведомлений. Не пропустите их, иначе придется платить штрафы.
В 2026 году прием на работу нужно зарегистрировать в Социальном фонде России. СФР объединяет функции ПФР и ФСС. Уведомление о приеме подается в течение трех рабочих дней после издания приказа. Используйте подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Подать его можно в электронном виде или на бумаге.
Если вы оформляете иностранного гражданина, нужно уведомить территориальный орган МВД России о заключении трудового договора. Это также необходимо сделать в течение трех рабочих дней. Дополнительно проверьте наличие патента или разрешения на работу. Невыполнение этого требования влечет крупные штрафы.
Кадровый учет — это не только приказ о приеме. Для ИП с сотрудниками обязательны несколько документов.
Увольнение — не менее важный этап, чем прием. Ошибка здесь может стоить штрафа или судебного иска.
Какие последствия, если не оформить работника или нарушить сроки? Ответственность установлена статьей 5.27 КоАП РФ.
| Нарушение | ИП / должностное лицо | Юридическое лицо |
|---|---|---|
| Допуск к работе без трудового договора | до 20 000 руб. | до 100 000 руб. |
| Повторное нарушение | до 40 000 руб. | до 200 000 руб. |
Важно: оформите трудовой договор до начала работы. Если сотрудник приступил к труду без договора, вы уже нарушили закон.
Удобный план для ИП:
Оформление работника в 2026 году не станет проблемой, если действовать по порядку. Нужна помощь с документами, отчетностью или кадрами? Обращайтесь в «НеПроблема» — возьмем на себя бухгалтерский и кадровый учет для ИП.
