Трудовой договор — основной кадровый документ. В нём должны быть определены стороны, предмет договора, срок, условия оплаты и режим работы. Отсутствие любого из этих пунктов не делает договор недействительным, но создаёт неопределённость и увеличивает риск спора.
Работодатель — организация или индивидуальный предприниматель. Работник — физическое лицо, которое лично выполняет трудовую функцию и подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка. Указывайте полные наименования сторон, паспортные данные работника, ИНН/ОГРН работодателя.
Предмет — это трудовая функция: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии или специальности с указанием квалификации, либо конкретный вид поручаемой работы. Не указывайте в предмете абстрактные «консультационные услуги», если фактически сотрудник выполняет обязанности офис-менеджера.
По сроку договор может быть бессрочным или срочным (не более 5 лет). Срочный договор заключают, когда действительно есть временное основание. Условия оплаты включают оклад или тарифную ставку, надбавки, компенсации и порядок выплаты заработной платы. Не пишите «оплата по договорённости» — размер оклада обязателен.
Зафиксируйте рабочий день, перерывы, выходные и особенности графика. Если у сотрудника сменный режим, установите порядок составления графиков. Неопределенность в режиме часто становится причиной претензий как работника, так и трудовой инспекции.
Многие работодатели, особенно ИП, заключают с постоянным специалистом договор гражданско-правового характера (ГПХ): возмездного оказания услуг или подряда. Это формально дешевле, но если сотрудник работает в офисе, по графику и с подчинением руководителю, договор ГПХ признают притворным.
Переквалификация договора ГПХ в трудовой договор происходит, когда есть признаки трудовых отношений: личное выполнение работы, систематическая оплата, обеспечение материалами и рабочим местом, соблюдение режима труда.
Последствия переквалификации — доначисление страховых взносов, взносов на травматизм, НДФЛ, пени и штрафы. По ст. 5.27 КоАП РФ штраф для организаций достигает 100 000 рублей, для ИП — до 10 000 рублей. Кроме того, работник может требовать оплату отпуска, больничного и прочих гарантий.
Работодателю важно понимать, что трудовой договор для ИП и для организации оформляется по одинаковым правилам. Чтобы понять, как оформить сотрудника, чтобы не было штрафов, сравнивайте фактические отношения с договором. Для постоянной работы с подчинением режиму подходит только трудовой договор. Для разового проекта — договор ГПХ.
Профессионально составленный трудовой договор содержит:
Если какие-то условия не прописаны в договоре, но нужны для выполнения работы, их обычно включают в локальные нормативные акты. Однако ключевые условия обязательно должны быть в тексте договора.
Локальные акты — это внутренние документы, которые устанавливают правила поведения в компании. Они обязательны для сотрудников, если сотрудник ознакомлен с ними под подпись. Минимальный набор:
Ошибка работодателя — не написать локальные акты вообще. Тогда суду сложно доказать, что сотрудник нарушил режим, а сотруднику — что работодатель выполнил обязанности по охране труда.
Пошаговый алгоритм для кадровика или руководителя:
Если пропустить хотя бы один шаг, появятся «ошибки при заключении трудового договора», за которые инспекция начисляет штраф.
Изменения оформляются письменным дополнительным соглашением к трудовому договору. Оно подписывается обеими сторонами до того, как новые условия начнут действовать. Если меняются организационные или технологические условия труда и инициатива исходит от работодателя, работника нужно письменно уведомить не позднее чем за два месяца. При этом нельзя менять трудовую функцию без согласия сотрудника, а уменьшение оклада в одностороннем порядке, как правило, незаконно.
| Ошибка | Последствия | Как исправить | Ответственность |
|---|---|---|---|
| Нет письменного трудового договора | ГИТ и суд признают отношения трудовыми, доначисляют налоги и взносы | Заключить договор с даты фактического допуска | Ч. 1 и 4 ст. 5.27 КоАП РФ — штраф до 100 000 руб. |
| Заключен ГПХ-договор с постоянным сотрудником | Переквалификация договора, доначисление страховых взносов, пени | Оформить трудовой договор, возместить недоимку | Ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ — до 100 000 руб.; пени и штрафы по налогам |
| Не указана трудовая функция | Сложно привлечь к дисциплинарной ответственности | Дополнительным соглашением прописать должностные обязанности | Ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 руб. |
| Неправильный испытательный срок | Увольнение по статье 71 ТК РФ признают незаконным | Убрать условие или заключить новый договор / допсоглашение до начала работы | Ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф |
| Не ознакомили с локальными нормативными актами | Сотрудник не считается обязанным их соблюдать | Провести ознакомление под подпись | Ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 руб. |
Чтобы избежать типичных ошибок при заключении трудового договора, доверьте кадровое делопроизводство и юридическое сопровождение бизнеса специалистам «НеПроблема» — подробнее.
